Scouting Privacy

Our engagement

Elite Model Management Milano Srl a socio unico (“Company”, “we” or “us”) is committed to protecting privacy and security when processing your personal data. It is important that you read and keep in mind why and how we are using your data and what your rights are under the relevant data protection legislation. In the following ‘data subject’ refers to the person to whom the personal data is concerned with.

   

Controller

Elite Model Management Milano Srl a socio unico – Via Tortona, 35 – 20144 MILANO (MI) – ITALY, part of the Elite World Group (EWG), determines the purposes and means of the processing of personal data.

   

What is the purpose of processing?

This Privacy Notice relates to our scouting activities aimed at finding new talents for our modelling services.

   

How we get your personal data and what is the data collected?

 
  • Many potential models have public accounts on social networks in order to promote themselves via videos, stories, reels and posts: we take a look at these publications and where we find a case of possible interest, we take note of the data that can be useful for our services, in the event you have decided to make them publicly available
  • In the event we meet you casually on the street or at an event, we will ask for your contact details directly, as well as some pictures of you, and some other data such as age and gender
  • If you do a walk-in at our offices and you go through the usual internal process, you share your contact details/pictures/physical measurements, age and gender
  • If you voluntarily, by email or regular mail or by any other means of communication, send us your contact details and/or pictures and/or physical measurements or other data about yourself
  • If someone you relied on to promote your image as a possible talent, contacts us by regular mail or email or by any other means of communication or physically comes to our offices and provides us with your contact details and/or photos and/or physical measurements or other data about you
 

In case you fill in a specific form, you can always access to the specific Privacy Notice made available on our resources (website, APP, paper document) or here.

   

Legal basis for processing

The legal basis is our legitimate interest in finding new potential talent among those who have voluntarily made their data public because they wish to promote themselves.
On the other hand, the legal basis is to take action at the request of the data subjects before entering into a possible contract with us, for those who have communicated their data to us (directly or through their agents) always with the aim of promoting themselves.
Where the data collected as reported above includes sensitive (*) data, it can be treated because the processing relates to personal data which are manifestly made public by the data subject.
(*) data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, data concerning health or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation

   

Data Sharing and personal data transfers outside European Union, United Kingdom and Switzerland

We may have to share your data with other companies of the Group always with the purpose of assessing your potential as model and your data is processed with the support of service providers: such parties are obliged to comply with the relevant data protection legislation. Where such parties process personal data on our behalf, they are contractually obliged to properly protect your personal data and follow our instructions. If required by law, we will share your data with relevant authorities.
If the above-mentioned parties are established outside of the European Union, United Kingdom, and Switzerland, we adopt, according to the specific case, the applicable safeguards provided for by the data protection legislation.

   

How we store your personal data and for how long?

We store your data, for the above purposes, securely and in compliance with the provisions of the applicable laws that protect confidentiality, integrity, and availability of your personal data. We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a strict business need to know your data.
Your personal data will be retained for the time strictly necessary for the assessment of your potential as a model: if the assessment procedure doesn’t end up with the establishment of a contractual relationship with you, your personal data will be retained for 3 years from the end of such procedure to allow us to assess your profile for future opportunities.
The data may be retained for a further period if necessary to comply with legal obligations and/or to exercise or defend a right.
When we no longer need to use your personal data, we delete it from our systems or anonymize it so that it no longer identifies you.

   

What are your privacy rights?

According to the relevant data protection law, you can exercise the above rights on a case-by-case basis, as applicable to the specific processing situation:

 
  • obtain from us the following information: the purposes of the processing; the categories of personal data concerned; the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organisations; where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. If requested we shall provide a copy of your personal data undergoing processing, in a commonly used electronic form, however your right to obtain a copy shall not adversely affect the rights and freedoms of others
  • obtain without undue delay correction of your personal data in case it is incomplete or inaccurate or necessary any integration provided by you
  • obtain erasure of your personal data under certain conditions: where the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed; you withdraw consent on which the processing is based and when there is no other legal ground for the processing; you object to the processing and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you  object to the processing for direct marketing communications addressed to you; the personal data have been unlawfully processed; the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation to which the Controller is subject; the personal data have been collected in relation to the offer of information society services to minors
  • object to the processing when there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing in case of direct marketing communications addressed to you
  • obtain  restriction of processing where one of the following applies: you contest the accuracy of the personal data, for a period enabling the Controller to verify such accuracy; the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead; the Controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims; you have objected to processing  pending the verification whether the legitimate grounds of the Controller override yours
  • obtain the portability of your personal data to another party, this right is applicable when the processing is carried out by automated means and the legal ground for processing is your consent or the contractual relationship with the Controller.
  • object to the processing, including profiling, which produces legal effects on you or similarly significantly affect you except when the processing is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and the Controller; or is authorised by a law to which the Controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the data subject's rights and freedoms and legitimate interests; or is based on your explicit consent.
 

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of your personal data infringes the applicable data protection law. For example, in Italy the reference supervisory authority is the Garante Privacy www.garanteprivacy.it.

   

Contacts

For further information on how we process your personal data, your privacy rights and to exercise them, or for any issue related to the processing of your data, contact our Data Protection Officer by sending an email to dpo@elitemodelworld.com or a regular mail to the  Company address reported in the section ‘Controller’.

 
 

Il nostro impegno

Elite Model Management Milano Srl a socio unico ("Società", "noi" o "ci") si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza nel trattamento dei dati personali. È importante leggere e tenere a mente come utilizziamo i tuoi dati e quali sono i tuoi diritti ai sensi della pertinente legislazione sulla protezione dei dati. Di seguito con il termine "interessato" si intende la persona cui si riferiscono i dati personali.

   

Titolare

Elite Model Management Milano Srl a socio unico – Via Tortona, 35 – 20144 MILANO (MI) – ITALY, parte del Gruppo Elite World Group (EWG), stabilisce finalità e mezzi del trattamento dei dati personali.

   

Qual è la finalità del trattamento?

La presente Informativa privacy riguarda le nostre attività di scouting volte a scoprire nuovi talenti per i nostri servizi di modelling.

   

Come otteniamo i tuoi dati personali e quali sono i dati raccolti?

 
  • Molti potenziali modelli/e hanno account pubblici sui social network per auto-promuoversi tramite video, storie, reel e post: diamo un'occhiata a queste pubblicazioni e dove troviamo un caso di possibile interesse prendiamo atto dei dati che possono essere utili per i nostri servizi, ma solo nel caso tu abbia deciso di renderli pubblicamente disponibili
  • Nel caso in cui ti incontriamo casualmente per strada o a un evento, ti chiederemo direttamente i tuoi dati di contatto, alcune tue foto e altri dati come età e sesso
  • Se fai un walk-in presso i nostri uffici e segui il consueto processo interno, condividerai i tuoi dati di contatto/foto/misure fisiche, età e sesso
  • Se volontariamente, tramite e-mail o posta ordinaria o con qualsiasi altro mezzo di comunicazione, ci invii i tuoi dati di contatto e/o immagini e/o misurazioni fisiche o altri dati su di te
  • Se qualcuno a cui ti sei affidato per promuovere la tua immagine come un possibile modello/a, ci contatta tramite posta ordinaria o e-mail o con qualsiasi altro mezzo di comunicazione o viene fisicamente nei nostri uffici e ci fornisce i tuoi dati di contatto e/o foto e/o misurazioni fisiche o altri dati su di te
 

Nel caso in cui compili un modulo specifico, puoi sempre accedere alla specifica Informativa Privacy messa a disposizione sulle nostre risorse (sito web, APP, documento cartaceo) o qui.

   

Base giuridica per il trattamento

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a trovare nuovi potenziali talenti tra coloro che hanno volontariamente reso pubblici i propri dati perché desiderano promuoversi.
La base giuridica, invece, è agire su richiesta degli interessati prima di stipulare un eventuale contratto con noi, per coloro che ci hanno comunicato i propri dati (direttamente o tramite propri agenti) sempre con lo scopo di promuovere loro stessi.
Laddove i dati raccolti come sopra riportati comprendano dati sensibili (*), questi possono essere trattati in quanto il trattamento riguarda dati personali manifestamente resi pubblici dall'interessato.
(*) dati idonei a rivelare l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona fisica

   

Condivisione dei dati e trasferimenti di dati personali anche al di fuori dell'Unione Europea, Regno Unito e Svizzera

Potremmo dover condividere i tuoi dati con altre società del Gruppo sempre allo scopo di valutare il tuo potenziale come modello/a e i tuoi dati sono trattati con il supporto di fornitori di servizi: tali soggetti sono obbligati a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati. Laddove tali soggetti trattino dati personali per nostro conto, sono contrattualmente obbligati a proteggere adeguatamente i dati personali degli interessati, e a seguire le nostre istruzioni. Se richiesto dalla legge, condivideremo i tuoi dati con le autorità competenti.
Qualora i suddetti soggetti siano stabiliti al di fuori dell'Unione Europea, del Regno Unito e della Svizzera, adottiamo, a seconda del caso specifico, le garanzie applicabili previste dalla normativa sulla protezione dei dati.

   

Come conserviamo i tuoi dati personali e per quanto tempo?

Conserviamo i tuoi dati, per le finalità di cui sopra, in modo sicuro e nel rispetto delle disposizioni delle leggi applicabili che tutelano la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei tuoi dati personali. Limitiamo l'accesso ai tuoi dati personali a quei dipendenti, agenti, appaltatori e altre terze parti che hanno una stretta necessità di lavoro di conoscere i tuoi dati.
I tuoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla valutazione del tuo potenziale come modello/a: se la procedura di valutazione non si conclude con l'instaurazione di un rapporto contrattuale con te, i tuoi dati personali saranno conservati per 3 anni dal termine di tale procedura per consentirci di valutare il tuo profilo per opportunità future.
I dati potranno essere conservati per un ulteriore periodo se necessario per adempiere ad obblighi di legge e/o per esercitare o difendere un diritto.
Quando non abbiamo più bisogno di utilizzare i tuoi dati personali, li cancelliamo dai nostri sistemi o li rendiamo anonimi in modo che non ti identifichino più.

   

Quali sono i tuoi diritti alla privacy?

Secondo la normativa in materia di protezione dei dati, tu puoi esercitare i diritti alla privacy caso per caso, come applicabile alla specifica situazione di trattamento:

 
  • ottenere da noi le seguenti informazioni: le finalità del trattamento; le categorie di dati personali interessate; i destinatari o le categorie di destinatari ai quali i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; ove possibile, il periodo previsto per il quale i dati personali saranno conservati o, se non possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Se richiesto forniremo una copia dei tuoi dati personali oggetto di trattamento, in un formato elettronico di uso comune, tuttavia il tuo diritto ad ottenerne una copia non pregiudica i diritti e le libertà altrui
  • ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei tuoi dati personali qualora risultino incompleti o inesatti o necessaria l'eventuale integrazione da te fornita
  • ottenere la cancellazione dei propri dati personali a determinate condizioni: laddove i dati personali non siano più necessari in relazione alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; revocare il consenso su cui si basa eventualmente il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; opporti al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure opporti al trattamento per comunicazioni di marketing diretto, a te indirizzate; i dati personali sono stati trattati illecitamente; i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare; i dati personali sono stati raccolti in relazione all'offerta di servizi della società dell'informazione ai minori
  • opporsi al trattamento quando non sussistono motivi legittimi prevalenti per il trattamento, ovvero opporsi al trattamento in caso di comunicazioni di marketing diretto a te rivolte
  • ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti condizioni: contestare l'esattezza dei dati personali, per un periodo che consenta al Titolare di verificarne l'esattezza; il trattamento è illecito e tu ti opponi alla cancellazione dei dati personali chiedendo invece la limitazione del loro utilizzo; il Titolare non ha più bisogno dei dati personali ai fini del trattamento, ma sono da te richiesti per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; ti sei opposto al trattamento in attesa della verifica se i motivi legittimi del Titolare prevalgono sui tuoi
  • ottenere la portabilità dei tuoi dati personali ad altro soggetto, tale diritto si applica quando il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati e la base giuridica del trattamento è il tuo consenso o il rapporto contrattuale con il Titolare
  • opporsi al trattamento, compresa la profilazione, che produca nei tuoi confronti effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente su di te, salvo che il trattamento sia necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra te e il Titolare; ovvero sia autorizzato da una legge cui è soggetto il Titolare e che preveda altresì misure idonee a tutelare i diritti, le libertà e gli interessi legittimi dell'interessato; o si basa sul tuo esplicito consenso.
 

Hai il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nello Stato in cui risiedi abitualmente, nel luogo di lavoro o nel luogo della presunta violazione, se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati. Ad esempio, in Italia l'autorità di controllo di riferimento è il Garante Privacy www.garanteprivacy.it.

   

Contatti

Per ulteriori informazioni su come trattiamo i tuoi dati personali, i tuoi diritti alla privacy e per esercitarli, o per qualsiasi questione relativa al trattamento dei tuoi dati, contatta il nostro Responsabile della protezione dei dati inviando un'e-mail a dpo@elitemodelworld.com o una normale e-mail all'indirizzo della Società riportato nella sezione 'Titolare'.